Bàn về con dấu của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 và các quy định khác có liên quan

Bàn về con dấu của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 và các quy định khác có liên quan

TÓM TẮT

Luật Doanh nghiệp năm 2014 có nhiều điểm tiến bộ so với Luật Doanh nghiệp năm 2005, trong đó có sự cải cách đáng kể đối với quy định về con dấu của doanh nghiệp. Bài viết nghiên cứu các quy định về con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2014 và các quy định pháp luật khác có liên quan. Qua đó, tác giả đưa ra kiến nghị hoàn thiện những quy định của pháp luật hiện hành có liên quan đến con dấu của doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Điều chỉnh mối quan hệ giữa các công ty trong nhóm công ty theo Luật Doanh nghiệp – TS. Hà Thị Thanh Bình
• Đề xuất đóng góp cho dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) từ góc độ kinh tế học pháp luật – TS. Phạm Trí Hùng
• Tổng thuật hội thảo khoa học Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư năm 2014 – Những đổi mới nhằm hiện thực hóa quyền tự do kinh doanh – ThS. Từ Thanh Thảo & ThS. Bùi Thị Thanh Thảo

TỪ KHÓA: Con dấu, Luật Doanh nghiệp,

Con dấu gần như là một công cụ không thể thiếu đối với hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian dài từ trước đến nay. Doanh nghiệp không chỉ sử dụng con dấu theo yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn sử dụng con dấu như một thói quen đối với hầu hết các văn bản, giấy tờ. Việc quá đề cao vai trò của con dấu và lạm dụng con dấu đã biến “con dấu” thành “cụ dấu”, thành công cụ “siêu quyền lực” tại doanh nghiệp. Con dấu cũng đã tạo ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, thậm chí doanh nghiệp có thể bị tê liệt hoạt động trong trường hợp có tranh chấp liên quan đến con dấu, có người chiếm giữ trái phép con dấu của doanh nghiệp.

Thủ tục liên quan đến con dấu của doanh nghiệp trong quá trình khởi sự kinh doanh cũng là một trong những điểm nghẽn đối với môi trường kinh doanh của Việt Nam. Theo Báo cáo Doing Business 2015 của Ngân hàng Thế giới, Việt Nam xếp hạng thứ 125/189 nền kinh tế về thủ tục thành lập doanh nghiệp, trong đó thủ tục làm con dấu là thủ tục thứ hai trong mười thủ tục để khởi sự kinh doanh, đòi hỏi thời gian tối đa lên đến 8 ngày.[1]

Với những hạn chế đó, trong quá trình xây dựng và thông qua Luật Doanh nghiệp năm 2014 (LDN năm 2014), các nhà làm luật, chuyên gia đã có nhiều ý kiến góp ý nhằm “cởi trói” cho con dấu của doanh nghiệp. LDN năm 2014 đã có những thay đổi đáng kể đối với con dấu của doanh nghiệp nhằm tạo sự thuận lợi hơn, trao quyền nhiều hơn cho doanh nghiệp đối với việc khắc dấu và sử dụng, quản lý con dấu, Ttừ đó nhằm cải thiện môi trường kinh doanh. Tuy vậy, các doanh nghiệp được trao quyền đến đâu đối với con dấu, quyền của doanh nghiệp đối với con dấu theo quy định của LDN năm 2014 cụ thể ra sao, các quy định khác của pháp luật hiện hành đối với con dấu trong mối tương quan với quy định của LDN năm 2014 như thế nào (có tương thích, thống nhất, đồng bộ hay không) là những vấn đề cần phải nghiên cứu.

1. Con dấu doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014

Tuy con dấu đã được sử dụng từ rất lâu trong hoạt động doanh thương, nhưng con dấu của doanh nghiệp chỉ được ghi nhận chính thức trong Luật Doanh nghiệp năm 1999 (LDN năm 1999). Tuy vậy, LDN năm 1999 không quy định cụ thể về con dấu mà chỉ quy định chung doanh nghiệp có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ (khoản 3 Điều 24). Đến khi Luật Doanh nghiệp năm 2005 (LDN năm 2005) ra đời thì con dấu doanh nghiệp mới được quy định cụ thể hơn tại Điều 36. Theo đó, doanh nghiệp có con dấu riêng, con dấu là tài sản của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp chỉ được có một con dấu. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp mới có thể có con dấu thứ hai. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

LDN năm 2014 đã có sự thay đổi đáng kể đối với quy định về con dấu so với quy định trên của LDN năm 1999 và LDN năm 2005. Điều 44 LDN năm 2014 quy định:

“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này”.

Với quy định này, các nhà làm luật đã trao quyền tự chủ rất lớn cho các doanh nghiệp đối với con dấu. Theo đó, doanh nghiệp được quyền tự quyết về hình thức, số lượng con dấu. Doanh nghiệp cũng được quyền tự quyết về nội dung con dấu với điều kiện nội dung con dấu phải có hai thông tin bắt buộc là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng được quyền tự quyết trong việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu theo quy định của Điều lệ. Như vậy, quyền của doanh nghiệp đối với con dấu đã được mở rộng rất nhiều so với quy định trước đây.

Sự thay đổi về quyền của doanh nghiệp đối với con dấu như nêu trên là phù hợp với xu hướng chung của thế giới, nhằm tạo ra một môi trường kinh doanh cởi mở, thông thoáng hơn. Theo Báo cáo Doing Business 2015của Ngân hàng Thế giới, hiện nay chỉ còn 75/189 quốc gia và vùng lãnh thổ quy định, yêu cầu về con dấu doanh nghiệp trong thủ tục thành lập doanh nghiệp. Trong đó, chủ yếu là các nước ở khu vực Đông, Nam và Trung Á, các nước có thu nhập thấp. Các nước Tây Âu và Bắc Mỹ hầu như không quy định con dấu doanh nghiệp như một thủ tục bắt buộc. Đa số các quốc gia trên thế giới không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải có con dấu và sử dụng con dấu, đặc biệt là các nước thuộc hệ thống pháp luật thông luật (common law) như Anh, Mỹ, Úc…[2] Các nước thuộc hệ thống pháp luật dân luật (civil law) cũng trao quyền cho doanh nghiệp đối với con dấu ở những mức độ khác nhau.[3] . Trong khi đó, các nước thuộc hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa như Việt Nam, Lào, Trung Quốc, Bắc Triều Tiên đều quy định các doanh nghiệp khi thành lập phải làm và đăng ký dấu. Ở các nước thuộc hệ thống pháp luật Hồi giáo như Ả-rập Xê-út, Iran, Nigeria… thì doanh nghiệp không không bắt buộc sử dụng con dấu nhưng có những nước như Oman, Qatar thì con dấu công ty lại là yêu cầu bắt buộc.[4] Ngoài ra, trên thế giới, chỉ rất ít quốc gia còn quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng con dấu như: Bahamas,[5] Barbados,[6] Bhutan,[7] Ireland,[8] Lào,[9] Maldives,[10] Myanmar.[11] Gần đây, nhiều quốc gia cũng đã tiến hành cải cách, sửa đổi các quy định của Luật Công ty theo hướng không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu như: Nga vừa ban hành luật sửa đổi từ tháng 4/2015, Myanmar đang xây dựng dự thảo luật sửa đổi (2015). Một số quốc gia khác như Armania quy định không bắt buộc sử dụng con dấu từ năm 2010, Hy Lạp từ năm 2013, Hồng Kông từ tháng 3/2014.[12] Như vậy, xu hướng chung của thế giới là doanh nghiệp được quyền tùy chọn đối với con dấu, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu. Quy định về quyền của doanh nghiệp đối với con dấu theo LDN năm 2014 cũng đã tiệm cận xu hướng này khi cho phép doanh nghiệp được tự quyết định và tùy chọn nội dung, hình thức, số lượng, quản lý, lưu giữ, sử dụng con dấu.

Tuy quyền của doanh nghiệp đối với con dấu đã mở rộng so với LDN năm 2005 và tiếp thu xu thế chung của thế giới, nhưng nội tại quy định tại Điều 44 LDN năm 2014 vẫn còn những điểm chưa rõ ràng, có thể làm hạn chế mục tiêu của việc cải cách về con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể, Điều 44 LDN năm 2014 chưa minh thị doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu hay không, làm cho quá trình thực thi quy định về con dấu của doanh nghiệp còn nhiều trở ngại trong thời gian đầu thực hiện.

 Ngay cả Ban soạn thảo dự thảo Nghị định hướng dẫn LDN năm 2014 cũng tỏ ra lúng túng đối với quy định doanh nghiệp có bắt buộc có con dấu hay không? Tại khoản 1 Điều 18 Dự thảo lần 1 và lần 2 Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của LDN có quy định “doanh nghiệp có con dấu hoặc không có con dấu”. Tuy nhiên, các bản dự thảo sau đó (lần 3, lần 4, lần 5) đã bỏ nội dung doanh nghiệp được quyết định “có con dấu hoặc không có con dấu”mà chỉ quy định lại quyền tự quyết của doanh nghiệp như LDN năm 2014 là doanh nghiệp được quyền quyết định về “số lượng, nội dung, hình thức con dấu và mẫu dấu, quản lý và sử dụng con dấu và thay đổi có liên quan”.[12]

Hiện nay, Chính phủ đã ban hành ban hành Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 về đăng ký doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/11/2015) và Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 quy định chi tiết một số Điều của Luật Doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 08/12/2015). Theo đó, các nghị định này cũng không quy định rõ các doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu hay không mà chỉ quy định giống như quy định tại khoản 1 Điều 44 LDN năm 2014. Điều 34 của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP quy định:“Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau”. Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp doanh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác”.

Chúng tôi cho rằng quyền của doanh nghiệp được tự quyết về số lượng con dấu không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được quyền không có con dấu. Ngay quy định tại khoản 4 Điều 44 LDN năm 2014 nêu trên cũng đã bao hàm nội dung doanh nghiệp phải có con dấu (để đóng dấu theo các quy định khác của pháp luật). Khoản 9 Điều 97 LDN năm 2014 cũng quy định: “Hội đồng thành viên sử dụng bộ máy điều hành, bộ phận giúp việc (nếu có) và con dấu của công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình”. Khoản 4 Điều 98 Luật này cũng quy định: “Chủ tịch công ty sử dụng bộ máy quản lý, điều hành, bộ phận giúp việc (nếu có) và con dấu của công ty để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình”. Những quy định này không quy định con dấu là một sự tùy chọn (nếu có) mà như là một quy định bắt buộc. Như vậy, chúng tôi cho rằng doanh nghiệp vẫn phải có con dấu nhưng được tự quyết về số lượng (một hoặc nhiều) chứ không phải được quyền không có con dấu.

Về quyền quyết định đối với việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu, khoản 3 Điều 44 LDN năm 2014 quy định: “thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty”. Điều lệ được xem là “luật nội bộ” của doanh nghiệp và chỉ có cơ quan, chức danh mang tính quyền lực cao của doanh nghiệp như Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên (điểm k khoản 2 Điều 56 LDN năm 2014), chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên (điểm a khoản 1 Điều 75 LDN năm 2014), Đại hội đồng cổ đông (điểm đ khoản 2 Điều 135 LDN năm 2014), Hội đồng thành viên Công ty hợp doanh (điểm b khoản 3 Điều 177 LDN năm 2014) mới có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ. Theo Nghị định số 96/2015/NĐ-CP, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác thì chủ thể có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu là chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp doanh, Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (khoản 1 Điều 12 và khoản 1 Điều 13). Qua đó, có thể thấy con dấu được xem như là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, việc quyết định đối với con dấu phải được thực hiện bởi cơ quan quản lý mang tính quyền lực cao của doanh nghiệp.

Về kỹ thuật lập pháp, quy định tại khoản 3 Điều 44 LDN năm 2014 liên quan đến việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty, là chưa được chặt chẽ bởi lẽ theo quy định của LDN năm 2014, doanh nghiệp tư nhân không có Điều lệ. Bên cạnh đó, quy định này có thể tạo ra sự phức tạp trên thực tế, sẽ có công ty quy định chi tiết về con dấu trong Điều lệ như các trường hợp bắt buộc đóng dấu, cách thức đóng dấu nhưng cũng có công ty có thể quy định khác. Khi các công ty có quy định khác nhau về con dấu trong Điều lệ mà giao dịch với nhau sẽ có thể phát sinh những rắc rối vì có thể mỗi công ty sử dụng con dấu một kiểu, có công ty bắt buộc sử dụng nhưng có công ty lại không. Điều đó dẫn đến các công ty bắt buộc phải kiểm tra Điều lệ của mỗi bên để đảm bảo việc đóng dấu, sử dụng con dấu của công ty là phù hợp với Điều lệ mỗi bên quy định. Bên cạnh đó, vấn đề đặt ra là nếu một công ty sử dụng con dấu không đúng theo quy định tại Điều lệ thì văn bản đã được đóng dấu có hiệu lực pháp lý hay không, có làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của công ty đó hay không? Đây là vấn đề chưa được quy định rõ.

Về quyền tự quyết của doanh nghiệp đối với nội dung, hình thức của con dấu, tuy doanh nghiệp được quyền chủ động quyết định nhưng vẫn có những giới hạn nhất định. Trước hết, nội dung của con dấu phải có hai thông tin bắt buộc là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức, nội dung con dấu nói chung không được trái pháp luật, vi phạm đạo đức, thuần phong, mỹ tục. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 14 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Như vậy, theo quy định của LDN năm 2014 và một số hướng dẫn hiện hành như đã nêu trên, quyền của doanh nghiệp đối với con dấu theo quy định mới đã được tự do, thông thoáng hơn nhiều so với các quy định trước đây.

2. Các quy định khác của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Quyền của doanh nghiệp đối với con dấu theo quy định mới của LDN năm 2014 bước đầu cũng đã phát huy được hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đã thông báo sử dụng, thay đổi mẫu dấu theo quy định mới, nhất là đối với các doanh nghiệp được thành lập mới theo LDN năm 2014. Tuy vậy, những quy định mới của LDN năm 2014 về con dấu và một số quy định tại các nghị định hướng dẫn luật này vẫn còn những hạn chế nội tại. Bên cạnh đó, hệ thống văn bản pháp luật quy định về con dấu của doanh nghiệp vẫn còn chồng chéo, chưa được sửa đổi, bổ sung đồng bộ với quy định của LDN năm 2014.

Trước hết, thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu vẫn còn phức tạp, tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp. Khoản 2 Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP quy định: “Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”. Khoản 3 Điều này cũng quy định: “Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”. Thực tế tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh cho thấy doanh nghiệp phải mất khoảng 3 – 4 ngày cho thủ tục này, 01 ngày doanh nghiệp nộp Thông báo sử dụng mẫu con dấu, 03 ngày sau mới đến nhận kết quả về việc đã đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu mới (thay đổi mẫu dấu) của các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/7/2015 lại càng phức tạp hơn. Theo khoản 2, khoản 3 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 muốn làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đã được cấp cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và phải được cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu. Như vậy, đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015, muốn đổi dấu mới thì phải tiến hành hai thủ tục hành chính, vừa tại cơ quan công an, vừa thông báo mẫu dấu mới tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp đã đăng ký theo Luật Đầu tư trước ngày 01/7/2015, Giấy chứng nhận đầu tư đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (khoản 1 Điều 50 Luật Đầu tư năm 2005), con dấu được khắc theo Giấy chứng nhận đầu tư nên cũng có sự khác biệt đối với con dấu của doanh nghiệp đăng ký theo Luật Doanh nghiệp.[14] Hiện nay, theo LDN năm 2014 và Luật Đầu tư năm 2014, Giấy chứng nhận đầu tư không còn đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), nhà đầu tư phải đăng ký dự án đầu tư để được cấp Giấy chứng nhận đầu tư theo Luật Đầu tư và phải đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp sẽ được khắc và thông báo sử dụng theo Luật Doanh nghiệp. Như vậy, đối với các doanh nghiệp này, muốn khắc dấu, thông báo sử dụng mẫu dấu thì phải tiến hành thủ tục tách nội dung đăng ký kinh doanh để đăng ký theo thủ tục mới rồi mới có thể làm con dấu. Các doanh nghiệp này vẫn phải tiến hành thủ tục trả dấu, trả Giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan công an rồi mới thực hiện thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu tại cơ quan đăng ký kinh doanh như quy định tại Nghị định số 96/2015/NĐ-CP. Như vậy, các thủ tục hành chính đối với con dấu của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 vẫn còn rườm rà, phức tạp.

Bên cạnh đó, vấn đề thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu vẫn chưa được quy định rõ ràng. Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo phải bao gồm thông tin về số lượng con dấu, mẫu con dấu và thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu. Căn cứ khoản 3 Điều 44 LDN năm 2014 thì doanh nghiệp sẽ được quyền tự quyết đối với thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu và có thể quy định thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu trong Điều lệ. Tuy vậy, thực tế doanh nghiệp không được quy định thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu trước khi thực hiện thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thực tiễn tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu thì được yêu cầu phải xác định thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu sau thời điểm nộp Thông báo khoảng 3 ngày. Khảo sát trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, mục Bố cáo điện tử, chúng tôi thấy rằng các Thông báo sử dụng, thay đổi mẫu dấu của các doanh nghiệp đều ghi thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu sau thời điểm nộp Thông báo từ 01 – 04 ngày. Đây là thời gian Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý Thông báo của doanh nghiệp và trả kết quả cho doanh nghiệp. Kết quả của thủ tục hành chính này là Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp văn bản gọi là Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp[15] với nội dung Phòng Đăng ký kinh doanh xác nhận đã nhận được thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp và Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải công khai thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Như vậy, sau khi đã khắc dấu, doanh nghiệp không được sử dụng ngay mà phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và phải xác định thời điểm có hiệu lực của mẫu dấu sau thời điểm nộp thông báo. Điều này sẽ gây tốn thời gian chờ đợi cho doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong các giao dịch cần đến con dấu, chẳng hạn trong các giao dịch với cơ quan Nhà nước hoặc khi đối tác có yêu cầu. Một vấn đề pháp lý khác đặt ra là nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu mà chưa thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đã thông báo nhưng chưa nhận kết quả xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh thì sẽ như thế nào? Con dấu đó có giá trị hay không? Các văn bản đã được đóng dấu đó có giá trị, hiệu lực hay không? Doanh nghiệp bị xử lý như thế nào nếu sử dụng con dấu mà không thông báo? Đây là những vấn đề mà LDN năm 2014 và các Nghị định hướng dẫn thi hành luật này hiện còn bỏ ngỏ. Chúng tôi cho rằng với tinh thần cởi mở của LDN năm 2014 về con dấu doanh nghiệp, với hướng cải cách thông thoáng, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp thì thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi mẫu dấu chỉ là thủ tục hành chính nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý của Nhà nước. Theo đó, nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu mà chưa thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nhưng doanh nghiệp thừa nhận con dấu đó và đã sử dụng nó trên thực tế thì các giao dịch có liên quan vẫn có hiệu lực. Vi phạm của doanh nghiệp về thủ tục thông báo mẫu dấu chỉ bị coi là vi phạm hành chính và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định chứ không làm ảnh hưởng hiệu lực của các giao dịch liên quan.

Về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, khoản 2 Điều 25 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010) quy định rằng con dấu phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ. Điều 26 Nghị định này cũng quy định chi tiết về cách thức đóng dấu vào văn bản như: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Theo Điều 19Luật Kế toán năm 2003, chứng từ kế toán khi lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán, nghĩa là phải có dấu của doanh nghiệp. Khoản 2 Điều 25 Luật Kế toán cũng quy định về sổ kế toán như sau: “Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai”. Điều 124 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp cũng quy định sổ kế toán dạng quyển phải “đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán”, đối với sổ tờ rời thì “các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời”.

Trong lĩnh vực thuế, theo mẫu Tờ khai đăng ký thuế được ban hành theo Thông tư số 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp phải đóng dấu vào mẫu Tờ khai này. Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 156/2013/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế cũng quy định: “Văn bản giao dịch với cơ quan thuế phải ký, ban hành đúng thẩm quyền; thể thức văn bản, chữ ký, con dấu trên văn bản phải thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư”. Khoản 4 Điều này cũng quy định đối với văn bản là tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt và doanh nghiệp (người nộp thuế) phải “ký tên, đóng dấu trên bản dịch”.

Đối với nội dung của hóa đơn, theo mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng được ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”là một trong những tiêu thức bắt buộc thể hiện trên hóa đơn. Điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư này cũng hướng dẫn như sau: “Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.Như vậy, hóa đơn phải được đóng dấu vào phần chữ ký của “thủ trưởng đơn vị” bên bán hoặc đóng “dấu treo” nếu ký theo ủy quyền.[16]

Trong lĩnh vực hải quan, điểm c khoản 4 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan quy định: “Đối với khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan khai đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai hải quan, ký tên, đóng dấu (trừ trường hợp người khai hải quan là cá nhân) trên tờ khai để nộp cho cơ quan hải quan”. Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu cũng quy định: “Trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy, hồ sơ hải quan theo quy định là bản chụp thì người khai hải quan, người nộp thuế có thể nộp bản chính hoặc bản chụp. Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó. Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản”.

Trong việc giao kết hợp đồng, nhiều trường hợp doanh nghiệp vẫn phải có con dấu, đóng dấu. Chẳng hạn đối với hợp đồng chuyển giao công nghệ, theo quy định tại Nghị định số 133/2008/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Chuyển giao công nghệ (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 103/2011/NĐ-CP) thì “Hợp đồng phải được các bên ký kết, đóng dấu và có chữ ký tắt của các bên, đóng dấu giáp lai vào các trang của hợp đồng và phụ lục nếu một trong các bên tham gia hợp đồng là tổ chức”(điểm b khoản 1 Điều 7). Đối với hợp đồng xây dựng, theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, “Trường hợp một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật”. Khoản 2 Điều 6 Nghị định này cũng xác định thời điểm đóng dấu là một trong những căn cứ xác định thời điểm có hiệu lực của hợp đồng:“Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng xây dựng là thời điểm ký kết hợp đồng (đóng dấu nếu có) hoặc thời điểm cụ thể khác do các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng và bên giao thầu đã nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng của bên nhận thầu (đối với hợp đồng có quy định về bảo đảm thực hiện hợp đồng)”. Đối với hợp đồng về nhà ở, theo Luật Nhà ở năm 2014 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2015) thì hợp đồng về nhà ở phải có “Chữ ký và ghi rõ họ, tên của các bên, nếu là tổ chức thì phải đóng dấu (nếu có) và ghi rõ chức vụ của người ký”(khoản 11 Điều 121)…

Trong lĩnh vực tố tụng, khoản 2 Điều 105 Luật Tố tụng hành chính năm 2010 cũng quy định: “Người khởi kiện là cơ quan, tổ chức thì người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức đó phải ký tên và đóng dấu vào phần cuối đơn”. Trong thực tế, nếu đơn khởi kiện của doanh nghiệp không có đóng dấu, Tòa án có thể không nhận đơn hoặc nhận nhưng sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định (có đóng dấu).

Như vậy, trong khi LDN năm 2014 đã cho doanh nghiệp quyền tự quyết định đối với việc quản lý, sử dụng con dấu nhưng hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành lại có sự bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu và đóng dấu trong nhiều trường hợp. Điều đó cho thấy sự phức tạp đối với việc sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật hiện hành. Sự phức tạp này sẽ gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp và quy định tại khoản 4 Điều 44 LDN năm 2014, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật, chẳng khác nào là một sự “đánh đố” đối với các doanh nghiệp. Làm thế nào để các doanh nghiệp có thể biết rằng quy định pháp luật nào, trường hợp nào bắt buộc phải đóng dấu, quy định nào, trường hợp nào không bắt buộc đóng dấu là điều không đơn giản bởi hệ thống pháp luật Việt Nam thuộc loại “phức tạp nhất thế giới”.[17]

3. Kết luận và kiến nghị

Qua những phân tích nêu trên, chúng tôi cho rằng những quy định của LDN năm 2014 về con dấu là những quy định có sự tiến bộ đáng kể so với quy định của LDN năm 2005. Doanh nghiệp đã được quyền tự quyết đối với nhiều vấn đề liên quan đến con dấu như hình thức, nội dung con dấu, số lượng con dấu và kể cả việc quyết định lưu giữ, bảo quản, sử dụng con dấu.

Tuy vậy, quy định về con dấu của LDN năm 2014 và các nghị định hướng dẫn thi hành vẫn còn những hạn chế, thiếu sót. Bên cạnh đó, hệ thống pháp luật Việt Nam với những phức tạp vốn có, cùng với sự chậm cập nhật, sửa đổi đã dẫn đến sự bất cập, thiếu thống nhất trong các quy định điều chỉnh đối với con dấu doanh nghiệp. Trong khi LDN năm 2014 đã “mở” đối với con dấu doanh nghiệp thì các văn bản quy phạm pháp luật khác vẫn “buộc” doanh nghiệp với con dấu. Do vậy, chúng tôi có một số kiến nghị sau đây:

– Kiến nghị chung:Cần tiến tới cải cách triệt để về con dấu doanh nghiệp

Như trên đã phân tích, LDN năm 2014 không minh thị doanh nghiệp có bắt buộc có con dấu hay không nhưng những quy định không rõ ràng của LDN năm 2014 và hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành vẫn bắt buộc doanh nghiệp phải đóng dấu trong nhiều trường hợp đã dẫn đến cách hiểu doanh nghiệp vẫn phải cần có con dấu, bắt buộc phải có con dấu. Điều này làm cho cải cách về con dấu doanh nghiệp tại LDN năm 2014 chỉ mang tính “nửa vời” và vô tình tạo ra sự phức tạp không cần thiết trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Do vậy, chúng tôi cho rằng trong thời gian tới, nhà làm luật cần xây dựng lộ trình phù hợp để tiến tới cải cách triệt để về con dấu doanh nghiệp. Trước hết là “cải cách tư duy quản lý” của các cơ quan, cán bộ công quyền để thống nhất không yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc phải đóng dấu trong các văn bản, giấy tờ, biểu mẫu hành chính khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính, làm việc với các cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, cần quy định rõ có con dấu hay không sẽ là quyền tùy chọn của doanh nghiệp. Đồng thời, cần có quy định khẳng định rõ giá trị pháp lý của con dấu, theo hướng con dấu không phải là căn cứ thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp hay nói cách khác đóng dấu hay không đóng dấu không làm ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Khi đó, con dấu chỉ có giá trị “tượng trưng”, giá trị “biểu tượng” như logo của doanh nghiệp, là dấu hiệu nhận biết về mặt hình thức văn bản của doanh nghiệp này so với doanh nghiệp khác. Cải cách triệt để về con dấu của doanh nghiệp như vậy cũng phù hợp với xu thế chung của thế giới.

– Một số kiến nghị cụ thể: Cần sửa đổi, bổ sung một số văn bản quy phạm pháp luật có điều chỉnh về con dấu doanh nghiệp theo hướng phù hợp với quy định của LDN năm 2014 về con dấu cũng như tinh thần cải cách của LDN năm 2014, tạo sự thông thoáng, thuận lợi hơn đối với doanh nghiệp

+ Đối với quy định về quản lý con dấu tại Nghị định Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp: cần quy định thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu, mẫu dấu mới của doanh nghiệp đã có con dấu trước ngày 01/7/2015 theo hướng đơn giản hơn, không cần phải quy định thủ tục trả dấu, nhận biên nhận thu hồi dấu tại cơ quan công an. Cần chấm dứt hẳn sự quản lý của cơ quan công an đối với con dấu mà thống nhất quy về thủ tục thông báo tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Chẳng hạn, có thể quy định:

 “1. Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục được sử dụng con dấu đã cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm số lượng con dấu, thay đổi màu mực dấu; thay đổi mẫu dấu, làm con dấu mới thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

2.Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp do thay đổi mẫu dấu, làm con dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì mẫu con dấu của doanh nghiệp trước đó không còn hiệu lực, kể cả mẫu dấu đã đăng ký và đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an”.

+ Đối với các văn bản quy định đặc thù về con dấu, công tác văn thư đang còn hiệu lực nhưng không còn phù hợp với LDN năm 2014 như Nghị định số 58/2001/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP) và các văn bản hướng dẫn Nghị định này như Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 6/5/2002, Thông tư số 07/2010/TT-BCA, Thông tư số 21/2012/TT-BCA, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác văn thư: cần nhanh chóng ban hành các văn bản mới sửa đổi, bổ sung các văn bản này theo hướng bãi bỏ các quy định liên quan đến con dấu của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh con dấu của doanh nghiệp sẽ chỉ quy định thống nhất theo LDN năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp để tránh sự chồng chéo giữa các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật cũng như tránh sự chồng chéo trong quản lý về con dấu doanh nghiệp của các cơ quan nhà nước.

+ Đối với các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đến con dấu như Luật Kế toán năm, các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực tố tụng, các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực thuế, hải quan…: cần sửa đổi, bổ sung theo hướng bãi bỏ các quy định bắt buộc doanh nghiệp phải đóng dấu trong các văn bản, giấy tờ liên quan; không quy định nội dung “đóng dấu” trong các biểu mẫu.

Việc sửa đổi các quy định nêu trên sẽ tạo ra sự thông thoáng, cởi mở hơn đối với các doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu. Khi đó, việc sử dụng con dấu trong các trường hợp nêu trên sẽ là quyền của doanh nghiệp chứ không còn là nghĩa vụ và càng không ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của các văn bản của doanh nghiệp. Như vậy, để có thể hiện thực hóa quyền tự quyết của doanh nghiệp đối với con dấu, để những cải cách tiến bộ của LDN năm 2014 đối với con dấu không bị vô hiệu hóa, tiến tới cải cách triệt để về con dấu doanh nghiệp, cần có sự cải cách, đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ từ các cơ quan có thẩm quyền trong việc nhanh chóng sửa đổi, bổ sung, thống nhất hóa, đồng bộ hóa các quy định pháp luật liên quan đến con dấu của doanh nghiệp.

CHÚ THÍCH

*NCS, Khoa Luật thương tại, Trường ĐH Luật Tp. Hồ Chí Minh.

** Luật gia, Văn phòng Luật sư Lê Nguyễn.

[1] .http://www.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/vietnam/.

[2] Tại Vương quốc Anh, pháp luật bãi bỏ quy định doanh nghiệp bắt buộc phải có con dấu từ năm 1989 theo Luật Công ty năm 1989 (Companies Act1989). Theo Luật Công ty năm 2006 (Companies Act2006), công ty có thể có con dấu chứ không bắt buộc phải có. Khoản 1 Điều 17 Luật Công ty năm 2006 của Vương quốc Anh quy định: “Một công ty có thể có một con dấu chung, nhưng không bắt buộc” (A company may have a common seal, but need not have one).Tại Hoa Kỳ, con dấu công ty được quy định phụ thuộc vào pháp luật công ty của từng bang. Đa số luật công ty của các bang tại Hoa Kỳ dựa trên Luật mẫu về Công ty kinh doanh (Model Business Corporation Act) do Liên đoàn Luật sư Hoa Kỳ (American Bar Association) phát hành và các công ty không bắt buộc phải có con dấu. Các công ty tại Úc có thể có con dấu nhưng không bắt buộc, họ có thể thiết lập hợp đồng, thực thi các văn bản mà không cần con dấu.

[3] Theo Báo cáo sơ bộ về con dấu của doanh nghiệp của tác giả Nguyễn Hưng Quang tại Hội thảo “Con dấu doanh nghiệp và những thay đổi cần thiết” do Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương (CIEM) phối hợp với Công ty Tài chính quốc tế (IFC) tổ chức ngày 09/10/2014 tại Hà Nội thì Pháp, Đức, Brazin là những nước thuộc hệ thống pháp luật thành văn không sử dụng con dấu. Pháp luật Thái Lan không quy định một công ty buộc phải có dấu trừ trường hợp phát hành giấy chứng nhận cổ phần của công ty. Tuy nhiên, các công ty ở Thái Lan thường sử dụng con dấu để đóng vào các văn bản giao dịch của công ty. Campuchia, Nhật Bản quy định các doanh nghiệp phải đăng ký con dấu với cơ quan nhà nước khi thành lập công ty.

[4] Theo Nguyễn Hưng Quang, tlđd.

[5] Khoản 1 Điều 26 Luật Công ty Bahamas quy định mỗi công ty phải có con dấu chung với tên công ty được khắc trên đó bằng chữ dễ đọc (Every company shall have a common seal with its name engraved thereon in legible characters).

[6] Khoản 1 Điều 25 Luật Công ty Barbados quy định: Một công ty phải có một con dấu chung với tên công ty được khắc trên đó bằng chữ dễ đọc; trừ trường hợp pháp luật có yêu cầu khác về việc sử dụng con dấu chung, công ty có thể, để đóng dấu trên bất kỳ văn bản nào, dùng con dấu chung hoặc hình thức khác của con dấu (A company must have a common seal with its name engraved thereon in legible characters; but except when required by any enactment to use its common seal, the company may, for the purpose of sealing any document, use its common seal or any other form of seal).

[7] Theo Luật Công ty Bhutan, công ty cũng có con dấu chung với tên công ty được khắc trên đó. Ban Giám đốc Công ty quy định về việc lưu giữ con dấu. Con dấu bắt buộc phải đóng trên chứng nhận phần vốn góp (cổ phần).

[8] Theo khoản 1 Điều 43 Luật Công ty Ireland, một công ty phải có một con dấu chung hoặc nhiều con dấu ghi rõ tên công ty, được khắc bằng chữ đọc được (A company shall have a common seal or seals that shall state the company’s name, engraved in legible characters).

[9] Theo Điều 101 và Điều 184 Luật Doanh nghiệp của Lào, giấy chứng nhận phần vốn góp, chứng nhận cổ phần bắt buộc phải có dấu của công ty.

[10] Theo Điều 42 Luật Công ty Maldives, mỗi công ty bắt buộc phải có một con dấu được đăng ký và nếu luật yêu cầu hợp đồng được lập bằng văn bản thì hợp đồng của công ty phải lập bằng văn bản có đóng dấu của công ty (a) Every company shall have a registered seal; b) Any contract which is required by law to be in writing, if made by a company, shall be in writing under its seal).

[11] Theo Luật Công ty Myanmar hiện hành (có hiệu lực từ năm 1914) thì con dấu công ty được xem là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, hiện nay Myanmar cũng đã hoàn thiện Luật Công ty mới (2015) và quy định theo hướng công ty có thể có con dấu chứ không bắt buộc.

[12] Dẫn theo Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, https://dangkykinhdoanh.gov.vn/NewsandUpdates/tabid/91/ArticleID/1113/V%E1%BA%A5n-%C4%91%E1%BB%81-v%E1%BB%81-qu%E1%BA%A3n-l%C3%BD-v%C3%A0-s%E1%BB%AD-d%E1%BB%A5ng-con-d%E1%BA%A5u-doanh-nghi%E1%BB%87p.aspx (truy cập 19 giờ ngày 13/12/2015).

[13] Khoản 1 Điều 12 Dự thảo lần thứ 5 Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp.

[14] Theo Điều 10 Thông tư liên tịch số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an về việc quy định con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước, con dấu của doanh nghiệp đăng ký theo Luật Đầu tư phải có thông tin về số Giấy chứng nhận đầu tư (không phải mã số doanh nghiệp) và hình thức đầu tư của doanh nghiệp như: Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài (thể hiện trên con dấu là: Đ.T.N.NG), doanh nghiệp liên doanh nước ngoài (L.D.N.NG). Trong khi con dấu của doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp thì thể hiện thông tin về mã số doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp.

[15] Văn bản này được ban hành kèm theo Công văn số 4211//BKHĐT-ĐKKD ngày 26/6/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn áp dụng quy định về đăng ký doanh nghiệp. Hiện nay, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng đang xây dựng Dự thảo Thông tư ban hành các biểu mẫu về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có thể sẽ được thay thế bằng văn bản Xác nhận về mẫu con dấu của doanh nghiệp theo Phu lục số V-16 ban hành kèm theo Dự thảo Thông tư.

[16] Chỉ có một số trường hợp không bắt buộc có tiêu thức “dấu của người bán” trên hóa đơn theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in; hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật; tem, vé mệnh giá in sẵn; doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

[17] Lời của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Hà Hùng Cường trong phiên trả lời chất vấn trước Quốc hội ngày 11/6/2014, Bài viết “Bộ trường tư pháp: Hệ thống Luật nước ta phức tạp nhất thế giới“.(truy cập 19 giờ ngày 10 tháng 12 năm 2015).

• Tác giả: TS. Võ Trung Tín & ThS. Kiều Anh Vũ
• Nguồn: Tạp chí Khoa học pháp lý Việt Nam số 02(96)/2016 – 2016, Trang 33-42
• Nguồn: Fanpage Tạp chí Khoa học pháp lý